Cách đây vài tháng, một email giới thiệu dịch vụ B2B rơi vào hộp thư của chúng tôi lúc 8 giờ sáng thứ Hai. Tiêu đề viết hoa toàn bộ: “GIẢI PHÁP ĐỘT PHÁ CHO DOANH NGHIỆP BẠN”. Chúng tôi bấm xóa ngay. Chưa đầy ba giây, không đọc thêm chữ nào.
Vài phút sau, một email khác đến từ một công ty nhỏ bán phần mềm kế toán. Dòng tiêu đề chỉ ghi tên người nhận, kèm một câu hỏi cụ thể về quy trình xuất hóa đơn bên chúng tôi đang dùng. Chúng tôi mở ra đọc hết. Rồi trả lời ngay trong ngày hôm đó. Hai email, cùng mục đích giới thiệu dịch vụ, nhưng số phận khác hẳn nhau.
Email giới thiệu dịch vụ B2B thường bị xóa ngay lập tức vì trông giống thư rác
Nhiều doanh nghiệp gửi hàng trăm email cùng lúc bằng công cụ tự động. Nói dễ hiểu, đó là phần mềm cho phép nhét tên khách hàng vào một mẫu có sẵn, rồi bắn đi hàng loạt. Cách làm này tiết kiệm thời gian. Nhưng nó thường bỏ quên phần trình bày: đoạn văn dài dằng dặc, không chừa khoảng trắng cho mắt người đọc nghỉ. Người nhận lướt qua trong hai giây. Thấy rối mắt là xóa, chẳng cần đọc nội dung bên trong.
Ấn tượng ban đầu quyết định gần hết số phận của một email. Dòng tiêu đề và câu mở đầu giống như cánh cửa. Mở ra hấp dẫn thì người ta bước vào đọc tiếp. Tù mù thì họ quay lưng ngay. Chúng tôi từng bàn kỹ cách viết bài giới thiệu doanh nghiệp sao cho thu hút người đọc ở một bài khác trên blog. Nguyên tắc đó áp dụng gần như y hệt cho một email. Người đọc chỉ cho bạn vài giây để chứng minh mình đáng đọc tiếp.
Những lỗi thường gặp khiến email bị xem là spam
Lỗi đầu tiên nằm ở tiêu đề. Nhiều người viết tiêu đề mang tính quảng cáo lộ liễu. Kiểu “Cơ hội hợp tác không thể bỏ lỡ” hay “Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp bạn”. Những cụm từ này xuất hiện ở hàng nghìn email rác mỗi ngày. Bộ lọc thư rác của Gmail hay Outlook học được điều đó. Nó tự động đẩy email vào mục Spam trước khi người nhận kịp nhìn thấy.
Một vài kiểu tiêu đề hoặc nội dung dễ khiến email lọt thẳng vào mục thư rác:
- Cụm từ như “miễn phí 100%”, “ưu đãi giới hạn”, “click ngay” — nghe giống quảng cáo hàng loạt hơn là thư cá nhân
- Tiêu đề viết hoa toàn bộ hoặc chèn liên tiếp nhiều dấu chấm than
- Đính kèm file lạ ngay trong email đầu tiên, khi người nhận chưa hề đồng ý nhận thông tin
Lỗi thứ hai nặng hơn: nội dung chỉ nói về bản thân người gửi. Email mở đầu bằng “Công ty chúng tôi thành lập năm…”, rồi liệt kê hàng loạt thành tích, giải thưởng. Người nhận không quan tâm bạn là ai ngay từ dòng đầu. Họ chỉ hỏi một câu trong đầu: việc này liên quan gì đến tôi? Bên chúng tôi từng đúc kết điều này trong một bài viết về đào tạo nhân sự chăm sóc khách hàng B2B. Nguyên tắc lắng nghe nhu cầu trước khi giới thiệu sản phẩm áp dụng cho mọi kênh giao tiếp, kể cả email lạnh.
Có một lỗi kỹ thuật ít người để ý: gửi email hàng loạt từ một địa chỉ mới toanh. Địa chỉ đó chưa từng gửi thư nào trước đây. Nói đơn giản, các hộp thư lớn theo dõi “độ uy tín” của địa chỉ gửi. Cách này hơi giống ngân hàng chấm điểm tín dụng người vay. Địa chỉ mới mà gửi số lượng lớn ngay từ đầu rất dễ bị đánh dấu đáng ngờ. Cách xử lý phổ biến bên chúng tôi hay áp dụng: gửi thử vài chục email trong tuần đầu. Sau đó mới tăng dần số lượng theo thời gian.
Một lỗi khác nằm ở việc mua danh sách email tràn lan trên mạng. Nhiều nơi rao bán file email theo ngành, giá chỉ vài trăm nghìn cho hàng chục nghìn địa chỉ. Nghe hấp dẫn, nhưng phần lớn địa chỉ trong đó đã đổi chủ, đã bỏ dùng, hoặc chưa từng đồng ý nhận quảng cáo. Gửi tới nhóm này, tỷ lệ bị báo cáo spam tăng vọt. Chỉ vài chục báo cáo trong một đợt gửi cũng đủ khiến tên miền của bạn bị đánh dấu nghi ngờ. Nhà cung cấp email có thể giữ trạng thái đó trong nhiều tuần sau.
Cách viết email giới thiệu dịch vụ chuyên nghiệp, đáng tin cậy
Cá nhân hóa không chỉ là chèn tên khách hàng vào email cho có. Với chúng tôi, cá nhân hóa nghĩa là nhắc đến một chi tiết thật. Chi tiết đó cho thấy mình đã tìm hiểu trước khi bấm gửi. Ví dụ, khách hàng vừa mở rộng chi nhánh. Hoặc vừa ra mắt sản phẩm mới. Hoặc vừa đăng tuyển vị trí liên quan đến dịch vụ bạn đang cung cấp. Một câu mở đầu như “Thấy bên anh vừa khai trương chi nhánh thứ ba ở Đà Nẵng” khiến người đọc dừng lại. Họ biết ngay đây không phải email gửi hàng loạt.
Ví dụ cụ thể hơn: khi gửi email tới một chủ shop online đang loay hoay vì bán hàng qua mạng xã hội quá chậm. Chúng tôi thường mở đầu bằng câu hỏi về quy trình chốt đơn hiện tại của họ. Sau đó mới nhắc khéo tới việc làm web thương mại điện tử giúp khách chủ động hơn về đơn hàng và dữ liệu. Cách tiếp cận này không giống quảng cáo. Nó bắt đầu từ vấn đề thật của người nhận, chứ không phải từ sản phẩm mình muốn bán.
Đi thẳng vào giá trị cốt lõi cũng quan trọng không kém. Đừng dành ba đoạn kể lể trước khi nói bạn giúp được gì. Một email tốt thường chỉ dài sáu đến tám câu. Một câu mở cá nhân hóa, hai câu nói giá trị, một câu mời hành động nhẹ nhàng. Ví dụ: “Anh/chị có 15 phút tuần này để trao đổi không?”. Chúng tôi từng viết riêng một bài về marketing online và chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Bài đó nhắc lại nguyên tắc này. Nội dung càng rõ giá trị, tỷ lệ phản hồi càng cao, dù kênh truyền tải là email hay bài viết.
Một mẹo nhỏ bên chúng tôi hay dùng: viết xong thì đọc to lên một lần trước khi gửi. Nghe giống một người đang nói chuyện với một người thì giữ nguyên. Nghe giống tờ rơi quảng cáo đọc trước đám đông thì sửa lại. Cách kiểm tra này khá thô, nhưng hiệu quả. Tai người rất nhạy với giọng văn giả tạo, kể cả khi mắt đọc lướt qua không để ý kỹ.
Một câu hỏi chúng tôi hay nhận được: có nên nhắc lại nếu chưa thấy phản hồi? Chúng tôi vẫn nhắc, nhưng đúng liều lượng. Một email nhắc nhẹ sau ba đến năm ngày là hợp lý. Quá ba lần nhắc mà không có hồi âm, tốt nhất nên dừng lại. Có thể chuyển sang kênh khác, như gọi điện hoặc nhắn tin ngắn. Gửi liên tục quá nhiều lần chỉ khiến người nhận khó chịu. Đó cũng là một trong những lý do phổ biến khiến địa chỉ email của bạn bị đánh dấu là nguồn phát tán thư rác.
Kết luận
Viết một email giới thiệu dịch vụ B2B không khó về mặt kỹ thuật. Cái khó là kiên nhẫn bỏ bớt phần khoe khoang. Nhường chỗ đó cho phần khách hàng thật sự cần nghe. Lần tới, trước khi nhấn gửi, hãy tự hỏi một câu. Nếu mình là người nhận, dòng tiêu đề này có khiến mình mở ra không? Nếu câu trả lời còn ngập ngừng, cứ viết lại tiêu đề trước. Phần còn lại tính sau.
Chúng tôi tin một email viết tử tế, nhắm đúng người, đúng thời điểm, vẫn hiệu quả hơn gửi hàng loạt. Gửi hàng loạt cho cả nghìn địa chỉ mua sẵn thường chỉ phí công. Cứ bắt đầu từ một email hôm nay. Gửi đúng cho một khách hàng bạn thật sự hiểu. Rồi rút kinh nghiệm dần cho những email tiếp theo.